Behandling af persondata for ansatte i Olivia Danmark

Baggrund
Da du er ansat hos os, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger, som kan kobles til en person; f.eks. navn, personnummer, kontaktoplysninger. Som arbejdsgiver er Olivia Danmark A/S, ansvarlige for behandlingen af dine oplysninger. 

Olivia Danmark A/S, CVR 27983235
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: info@oliviadanmark.dk

Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg ved den måde, vi behandler personoplysninger. Vi stræber derfor altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. For at leve op til dette arbejder vi med en række tiltag. Vi har blandt udpeget en ”ombudsmand” for databeskyttelse også kaldet DPO (Data Protection Officer). Vores DPO’s fornemste opgave er, at vi følger gældende lovgivning og de interne regler og retningslinjer, som vi har besluttet. Du kan kontakte vores DPO på mailadressen dpo@teamolivia.se

Sådan får vi dine personoplysninger
Vi får primært dine oplysninger fra dig selv. Du afleverer f.eks. oplysninger til os, når du søger en stilling eller når du starter i et job hos os. Endvidere dannes der nye oplysninger, mens du er ansat f.eks. i forbindelse med vagtplanlægning, lønudbetaling og dokumentation i øvrigt. Hertil kommer, at vi også kan modtage oplysninger omhandlende dig fra myndigheder.

Hvilke personoplysninger
Vi behandler almindelige oplysninger som navn, kontaktoplysninger, medarbejder-nr., vagtplansoplysninger, lønoplysninger, sygefravær o.l. Derudover behandler vi personnummer til identifikation, at indhente børne- og straffeattest og/eller til udbetaling af løn.

Lovlig grundlag
For at kunne behandle personoplysninger for dig skal vi have et lovligt grundlag. Det kan være følgende men ikke begrænset til:

  • Aftale; vi behandler personoplysninger som følge af den ansættelsesaftale, vi har indgået med dig
  • Lovkrav; vi behandler dine personoplysninger på baggrund af lovkrav f.eks. i forhold til sociale myndigheder men også i forhold til bogføringslov (f.eks. i forbindelse med løn)
  • Almen interesse; vi behandler dine personoplysninger for, at vi kan udføre den opgave, vi er pålagt og som defineret i lovgivningen (f.eks. Serviceloven).
  • Interesseafvejning; vi behandler dine personoplysninger for i øvrigt at kunne opfylde vores forpligtelser

Lovligt grundlag for behandling af personfølsomme oplysninger
Vi behandler også oplysninger, som kan betragtes som personfølsomme oplysninger, herunder oplysninger om dit helbred i forbindelse med sygemeldinger og dit eventuelle medlemskab af en fagforening (jf. overenskomstaftale). Disse oplysninger behandles af os med udgangspunkt i følgende:

  • Leve op til indgåede overenskomstaftaler; det er nødvendigt at behandle personfølsomme oplysninger i henhold til de overenskomster vi har indgået
  • Social og sundhedslovgivningen; behandlingen af dine personfølsomme oplysninger er nødvendige for, at vi kan løfte vores opgave, som vi er givet inden for dette område
  • Øvrige retslige krav; behandlingen af dine personfølsomme data er nødvendige for at leve op til lovgivningen
     

Administration
Allerede inden vi indgår en ansættelsesaftale med dig, gennemfører vi en række tiltag for at kunne tilbyde dig jobbet og give dig en god service og oplevelse i den forbindelse. Ligeledes udfører vi en række administrative opgaver under din ansættelse samt efter ansættelsens ophør. Disse opgaver er nødvendige for at kunne leve op til den ansættelsesaftale, der er mellem dig og os samt at leve op til gældende lovgivning.

I forhold til at vurdere, følge op og udvikle vores virksomhed gennemfører vi behandling af personoplysninger med udgangspunkt i en afvejning af interesse.

I vores daglige arbejde indgår en del administration som f.eks.:

Formål

Lovligt grundlag

Administrere den pålagte opgave

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse

Evaluere, følge op og udvikle virksomheden

Interesseafvejning

Fakturering

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse

E-mail og lign.

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse/Interesseafvejning

Opbevaring af personoplysninger efter ansættelsens ophør

Lovkrav.

Økonomistyring, bogføring og regnskab

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse/Interesseafvejning

 

Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Dine oplysninger deles med relevante myndigheder, selskaber inden for Team Olivia koncernen og med eksterne IT-systemleverandører. F.eks.:

  • Myndighed (f.eks. hvis du er involveret i kontakten med myndigheden)
  • Leverandør af IT-systemer og IT-tjenester, herunder eksempelvis bogføringssystem eller journalsystem (afhængig af din stilling, men kan f.eks. handle om brugeroplysninger)
  • Virksomheder der bedriver analyser, f.eks. trivselsundersøgelser

Modtager af persondata uden for EU
Vi anvender G-suite fra Google til kontoradministration, e-mail, dokumenthåndtering mv. Google’s servere er spredt over hele verdenen og opfattes derfor som en modtager af persondata uden for EU/EØS. Som ansat hos os kan dine personoplysninger findes i G-suite, hvor har en stor del af vores kommunikation og dokumenter liggende. Vi har sammen med Google vedtaget de nødvendige beskyttelsesforanstaltninger for at sikre at dine personoplysninger er beskyttede f.eks. igennem aftaler om databeskyttelse, kryptering af information samt krav om tavshedspligt.

Vi anvender også andre hostings- og softwareløsninger, hvis servere er placeret uden for EU/EØS, og som er nødvendige for at drive vores virksomhed. Vi indgår for hver af disse leverandører af løsninger aftaler vedrørende behandlingen af persondata.

Det tidsrum vi behandler dine persondata
Vi er forpligtede til at opbevare dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning samt overenskomstaftaler på arbejdsmarkedet. Eksempelvis er det et krav, at vi lever op til bogføringsloven og derfor opbevarer data, herunder også nødvendige persondata, i 5 år. Der kan være andre lovkrav som medfører, at vi opbevarer dine personoplysninger i længere tid.

I de tilfælde, hvor det ikke er lovmæssigt reguleret eller i henhold til overenskomstaftale ligger fast, hvordan og hvor længe personoplysninger opbevares er udgangspunktet at dine personoplysninger ikke skal lagres længere end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det mål, som var forudsætningen for opbevaringen af oplysningerne. I praksis betyder dette, at oplysninger gemmes så længe, du er ansat og i et tidsrum derefter. I visse tilfælde kan vi slette dine oplysninger under din ansættelse, hvis oplysningerne ikke længere tjener et formål.

Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine perssondata på.

Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.

Personoplysninger der fremgår af fysiske dokumenter opbevares i aflåste lokaler med begrænset adgang. Dvs. at det kun er medarbejdere, som skal bruge oplysningerne til deres konkrete formål kan tilgå oplysningerne.

Dine rettigheder
Du har ifølge den europæiske forordning om datasikkerhed (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.

AdgangDu har ret til – uden beregning – at få information om hvilke personoplysninger, vi har registreret om dig. For at sikre at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig. Såfremt du ønsker at få udleveret dine personoplysninger skal du skrive til info@oliviadanmark.dk

Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afleveret til os med henblik på, at du kan give dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt, de oplysninger du selv har afgivet.

Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger rettet.

Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:

  • Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
  • Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
  • Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
  • Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav

Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke. Vi anvender kun i begrænset omfang samtykke som grundlag for behandling af personoplysninger og derfor er muligheden for at tilbagekalde et samtykke begrænset.

Indsigelse mod interesseafvejning: I det tilfælde hvor vi behandler dine personoplysninger i henhold til en interesseafvejning som lovligt grundlag, har du ret til gøre indsigelse i forhold til en konkret behandling af personoplysninger.

Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du er imod behandlingen eller du mener, at vi har behandlet dine personoplysninger fejlagtigt. Begrænsning gælder i sådanne tilfælde under undersøgelse af din begæring og resultatet er at behandling sættes på pause.

Klager: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.