Baggrund
Idet du har fået tildelt SPS-støtte af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK), som leveres af Olivia Danmark på vegne af din uddannelsesinstitution, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger som kan identificere en person, f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger m.v.
Ansvarlige for disse personoplysninger er:
Olivia Danmark A/S, CVR 27983235
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Sådan får vi dine personoplysninger
Vi modtager personoplysninger om dig fra:
- Dig selv
- Styrelsen for Undervisning og Kvalitet
- Din uddannelsesinstitution
- Din studiestøttegiver, din faglige støttelærer og/eller din studiementor
Formålet med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med formålet om:
- at tilrettelægge og udføre SPS-arbejdet
- at kvalitetssikre og forbedre egne interne arbejdsgange for SPS-arbejdet i vores virksomhed
- at kunne dokumentere vores SPS-arbejde overfor Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og/eller din uddannelsesinstitution
- at kunne offentliggøre jobopslag i ordningen til rekruttering
- generel personaleadministration, herunder arbejdspladsvurderinger hos de ansatte tilknyttet SPS-arbejdet med dig
- at kunne overholde vores retlige forpligtelser i forhold til fakturering efter bogføringsloven
Hvilke personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger, og kun så længe, de er nødvendige for at administrere leveringen af SPS-støtte:
- Almindelige personoplysninger: Navn, Bruger-ID, studienummer, telefonnummer, adresse, e-mailadresse (studie), sociale forhold og/eller problemer, familieforhold, beskæftigelse, fritidsinteresser, uddannelsessted, uddannelsesplaner, studieplaner og studieretning
- Særlige kategorier af personoplysninger: Personnummer
- Følsomme oplysninger: Helbredsoplysninger
Lovlig grundlag for behandling af almindelige personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger om dig efter:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om myndighedsudøvelse
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f efter vores legitime interesse i at udvikle og forbedre vores virksomhed
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c efter vores retlige forpligtelser i henhold til bogføringsloven
Lovligt grundlag for behandling af særlige typer af personoplysninger
Vi behandler dit personnummer på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1.
Lovligt grundlag for behandling af personfølsomme oplysninger
Vi behandler dine helbredsoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
Vi behandler yderligere dine helbredsoplysninger efter vores socialretlige forpligtelser i bekendtgørelsen om specialpædagogisk støtte ved videregående uddannelser (SPS-bekendtgørelsen) med hjemmel i lov om specialpædagogisk støtte ved videregående uddannelser (SPS-loven) , jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, litra b. Du er tildelt SPS-støtte efter SPS-bekendtgørelsens §§ 1-2. Din uddannelsesinstitution leverer denne med støtte fra leverandører, der er godkendt eller anvist af STUK, jf. SPS-bekendtgørelsen § 12, stk. 3. I dit tilfælde er det Olivia Danmark, der er anvist som leverandør.
Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Olivia Danmark deler kun dine personoplysninger med tredjeparter, hvis det er nødvendigt, og der vil altid være et gyldigt retsgrundlag herfor.
Vi deler dine personoplysninger med din uddannelsesinstitution, din studiestøttegiver, din faglige støttelærer og/eller din studiementor og Styrelsen for Undervisning og Kvalitet i det omfang, det er nødvendigt for at tilvejebringe dem de oplysninger, de har brug for til at kunne varetage deres opgaver og forpligtelser overfor dig og føre tilsyn med Olivia Danmark som leverandør. Det kan eksempelvis være ved genansøgninger af SPS-støtte, forløbsbeskrivelser og dokumentation for SPS-indsatsen
Dine personoplysninger bliver også delt med vores moderselskab, Team Olivia Aps, der varetager faktureringen i forbindelse med SPS-ydelse (Økonomi), ansættelsesretlige dokumenter i forbindelse med ansættelse af studiestøttegivere, faglige støttelærere og/eller studiementorer samt udsendelse af marketingsmateriale og kvalitetssikring, eksempelvis tilfredshedsundersøgelser. Der er indgået databehandleraftale med Team Olivia.
Dine personoplysninger bliver også delt med følgende øvrige databehandlere:
- IT-systemleverandører til Olivia Danmark, herunder systemer til eksempelvis fakturering, mailklienter, HR og omstilling
Modtager af persondata uden for EU
Olivia Danmark overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
- England (sikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 1.
Overførslen til sikre tredjelande vil ske på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 45, stk. 1, hvormed Europa Kommissionen har vurderet, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Udover grundlaget for overførslen, har Olivia Danmark også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Det tidsrum, vi behandler dine persondata
Som udgangspunkt opbevarer vi dine personoplysninger i 3 år efter dit forløb hos Olivia Danmark er ophørt, medmindre vi er retligt forpligtet til at opbevare dine personoplysninger i længere tid. Det følger eksempelvis af bogføringsloven, at vi skal opbevare fakturaer, der knytter sig til din støtte, i 5 år efter faktureringsdatoen.
Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine persondata på.
Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.
Personoplysninger der er gemte i fysiske dokumenter skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang og medarbejderne modtager løbende træning i overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
- Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
- Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Sidste redigering fandt sted i januar 2023.