Baggrund
Når du deltager i et Olivia Academy webinar/kursus hos os, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger, som kan kobles til en person; f.eks. dine kontaktoplysninger.
Ansvarlige for disse personoplysninger er:
Olivia Danmark, CVR 27983235
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Hvis du deltager i øvrige webinarer hos Olivia Danmark, skal du i stedet læse vores privatlivspolitik for webinardeltagere, der ikke udbydes som en del af Olivia Academy, her.
Sådan får vi dine personoplysninger
Deltagere på vores Olivia Academy kurser/webinarer udbydes til internt ansatte medarbejdere hos Olivia Danmark, som deltager i kurset som en del af deres ansættelse. Olivia Danmark har således allerede de nødvendige personoplysninger registreret som led i din ansættelse, og som er modtaget via dig selv, offentlige myndigheder og/eller vores egen indsamling under din ansættelse hos os.
Hvilke personoplysninger
Vi behandler personoplysninger, når du deltager i et Olivia Academy-webinar eller kursus hos os. Vi behandler i den forbindelse følgende oplysninger:
- Dit navn
- Din e-mail
- Din stillingsbetegnelse
- Arbejdsplads og afdeling (Olivia Danmark)
- Lønoplysninger
- CPR-nummer
Formål og behandlingsgrundlag
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b: Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne opfylde den aftale mellem dig og Olivia Danmark om, at vi leverer et Olivia Academy webinar/kursus til dig sammen med Styrelsen for IT og Læring og Roskilde Handelsskole (arbejdsmarkedsuddannelse), som en del af din ansættelsesaftale med os, herunder at du får løn herfor, og at vi skal dokumentere din deltagelse
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f: Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er vores legitime interesse i at administrere webinarer og kurser, herunder eventuelt udsende evalueringsskemaer m.v. for at forbedre kvaliteten af undervisningen i vores virksomhed, udsende materiale og besvare henvendelser omkring kurset/webinaret, samt at kunne dygtiggøre dig som medarbejder
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1: Skattelovgivningen påkræver modtagelse af CPR-nummer til identifikation ved indberetning af kørsel og løn
Det tidsrum vi behandler dine persondata
Vi opbevarer deltagerlisterne i maksimalt 1 år efter afholdelsen af kurset/webinaret. Vi registrerer dog i din hjælperprofil i vores Database, at du har deltaget i webinaret, og denne registrering opbevares i maksimalt 2 år efter din ansættelse hos Olivia Danmark ophører.
Personoplysninger relateret til din løn for deltagelsen, opbevares i 5 år, da det er lovpligtigt ift. bogføringsloven og som dokumentation overfor Skat.
Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine persondata på.
Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.
Personoplysninger der er gemte i fysiske dokumenter skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang og medarbejderne modtager løbende træning i overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.
Modtagere af dine personoplysninger
Webinar-deltagere: Da du deltager i webinaret gennem Google Meet, vil Google Inc. modtage dit navn og din mail-adresse, ligesom de resterende deltagere i webinaret kan se din mail og dit navn.
Vi deler også din mailadresse og dit navn med eksterne IT-systemer, såsom Apsis One og Mailchimp (marketingsplatform til udsendelse af e-mails) der udsender information til dig om webinaret samt efterfølgende spørgeskema herom.
Vi deler også de nødvendige personoplysninger med ansatte i Team Olivia koncernen, som Olivia Danmark er en del af. Det kan eksempelvis være i forbindelse med lønudbetaling.
Da vores webinarer udbydes som en arbejdsmarkedsuddannelse, deles de nødvendige personoplysninger også med Styrelsen for IT og Læring og Roskilde Handelsskole, der registrerer og udarbejder beviset for din deltagelse samt stiller lokaler og undervisere til rådighed.
Kursusdeltagere: Vi deler din mailadresse og dit navn med Apsis One og (marketingsplatform til udsendelse af e-mails), der udsender information til dig om kurset samt efterfølgende spørgeskema herom.
Vi deler også de nødvendige oplysninger med ansatte i Team Olivia koncernen, som Olivia Danmark er en del af. Det kan eksempelvis være i forbindelse med lønudbetaling.
Da vores kurser udbydes som en arbejdsmarkedsuddannelse, deles de nødvendige personoplysninger også med Styrelsen for IT og Læring og Roskilde Handelsskole, der registrerer og udarbejder kursusbeviset for din deltagelse samt stiller lokaler og undervisere til rådighed
Modtagere af persondata uden for EU
Olivia Danmark overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c.
Udover grundlaget for overførslen, har Olivia Danmark også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
- Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
- Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Sidste redigering fandt sted i januar 2023.