Behandling af persondata for borgere i Olivia Danmark

Baggrund
Da du som borger får ydelser fra Olivia Danmark, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger, som kan koble en person; f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger m.v.  

Olivia Danmark A/S behandler dine personoplysninger, og i denne forbindelse påtager vi os et stort ansvar. Det gør vi også selvom det, rent formelt, er din kommune eller region, som er dataansvarlig for de personoplysninger Olivia Danmark behandler om dig.

Du kan kontakte os via følgende oplysninger:

Olivia Danmark A/S, CVR 27983235
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev

Telefon: 8888 7171
E-mail: info@oliviadanmark.dk

Det er vigtigt for, os at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger og derfor stræber vil altid efter at gøre vores bedste for at dine oplysninger er beskyttede. For at leve op til dette arbejder vi med en række tiltag. Vi har blandt udpeget en persondatarådgiver for databeskyttelsesrådgiver også kaldet DPO (Data Protection Officer). Vores DPO’s fornemste opgave er, at vi følger gældende lovgivning og de interne regler og retningslinjer, som vi har besluttet. Du kan kontakte vores DPO på mailadressen dpo@teamolivia.se

Sådan får vi dine personoplysninger
Vi får indledningsvist oplysninger om dig fra myndighederne – typisk din kommune eller den region, hvor fra du modtager behandling. Efterfølgende modtager vi primært dine oplysninger fra dig selv og dine pårørende. Du afleverer f.eks. oplysninger til os, når du har dialog med os om den opgave, vi løser. Hertil kommer at vi også kan modtage oplysninger fra myndigheder f.eks. sagsbehandlere, rådgivere eller lignende.

Hvilke personoplysninger
Vi behandler navn, cpr-nummer, kontaktoplysninger, helbredsoplysninger, oplysninger om særlige omsorgsbehov og andre oplysninger, der kan indgå i sociale og sundhedsmæssige journaler.

Lovligt grundlag
For at kunne behandle dine personoplysninger, skal vi have et lovligt grundlag. Det kan være følgende, men ikke begrænset til:

Almen interesse; vi behandler dine personoplysninger for, at vi kan udføre den opgave, vi er pålagt og som defineret i lovgivningen (f.eks. Serviceloven).

Aftale; vi behandler dine personoplysninger på baggrund af den aftale, der ligger til grund for opgavens udførelse.

Retslig forpligtelse (lovkrav); vi behandler oplysninger om dig fordi vi i henhold til lovgivningen skal gøre det (f.eks. skal vi føre en social eller sundhedsmæssig journal eller vi skal gemme oplysninger i henhold til bogføringsloven)

Interesseafvejning; behandlingen er personoplysninger for at, i øvrigt, kunne opfylde vores forpligtelser.

Lovligt grundlag for behandling af personfølsomme oplysninger
Vi behandler også oplysninger, som kan betragtes som personfølsomme oplysninger herunder oplysninger om dit helbred og hjælpebehov. Disse oplysninger behandles af os med udgangspunkt i følgende:

Social og sundhedslovgivningen; behandlingen af dine personfølsomme oplysninger er nødvendige for, at vi kan løfte vores opgave som, vi er givet inden for dette område

Øvrige retslige krav; behandlingen af dine personfølsomme data er nødvendige for at leve op til lovgivningen

Samtykke; vi anvender sjældent samtykke som grundlag for at behandle dine personoplysninger, idet vi som hovedregel skal behandle oplysningerne for at kunne udføre vores opgave. Hvor dette ikke er gældende skal du udtrykkeligt have givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til en eller flere specifikke formål.

Administration
Allerede inden vi indgår en aftale om udførelse af en opgave, gennemfører vi en række tiltag for at kunne udføre opgaven så godt som muligt. Ligeså gør vi en række administrative tiltag, mens vi løser opgaven, som er aftalt. Disse tiltag er nødvendige for at kunne leve op til den opgaveaftale, der er indgået mellem bestillende myndighed og os samt at leve op til gældende lovgivning.

I forhold til at vurdere, følge op og udvikle vores virksomhed gennemfører vi behandling af personoplysninger med udgangspunkt i en afvejning af interesse.

I vores daglige arbejde indgår en del administration som f.eks.:

Formål

Lovligt grundlag

Administrere den pålagte opgave

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse

Evaluere, følge op og udvikle virksomheden

Interesseafvejning

Fakturering

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse

E-mail og lign.

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse/Interesseafvejning

Opbevaring af personoplysninger efter opgavens ophør

Lovkrav og eller andre retslige forpligtelser

Økonomistyring, bogføring og regnskab

Opfyldelse af aftale samt øvrige retslige forpligtelser i den forbindelse/Interesseafvejning

 

Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Dine oplysninger deles med relevante myndigheder, selskaber inden for Team Olivia koncernen og med eksterne IT-systemleverandører, f.eks.:

  • Myndighed
  • Tilsynsmyndigheder
  • Leverandør af IT-systemer og IT-tjenester, herunder eksempelvis bogføringssystem eller journalsystem

Modtager af persondata uden for EU
Vi anvender også andre hostings- og softwareløsninger, hvis servere er placeret uden for EU/EØS, og som er nødvendige for at drive vores virksomhed. Vi indgår for hver af disse leverandører af løsninger aftaler vedrørende behandlingen af persondata.

Det tidsrum vi behandler dine persondata
Vi er forpligtede til at opbevare dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning. Eksempelvis er det et krav, at vi lever op til bogføringsloven og derfor opbevarer data, herunder også nødvendige persondata, i 5 år. Der kan være andre lovkrav, som medfører at vi opbevarer dine personoplysninger i længere tid.

I de tilfælde hvor det ikke er lovmæssigt reguleret eller på anden måde bestemt, hvordan og hvor længe personoplysninger opbevares, er udgangspunktet at dine personoplysninger ikke skal lagres længere end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det formål, som var forudsætningen for opbevaringen af oplysningerne. I visse tilfælde kan vi slette dine oplysninger, hvis oplysningerne ikke længere tjener et formål.

Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine perssondata på.

Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.

Personoplysninger der findes i fysiske dokumenter opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang, hvor kun medarbejdere med nødvendige, relevante formål har adgang.

Dine rettigheder
Du har, ifølge den europæiske forordning om datasikkerhed (GDPR), en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.

Adgang: Du har ret til – uden beregning - at få information om hvilke personoplysninger, som vi har registreret om dig. For at sikre at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer, der skal sikre, at du kan identificeres. Såfremt du ønsker at få udleveret dine personoplysninger, skal du skrive til info@teamolivia.dk

Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afleveret til os med henblik på, at du kan give dem til anden en persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har udleveret.

Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger rettet.

Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan være omstændigheder, som gør, at det ikke er muligt for at slette oplysningerne. For at sletning skal være mulig skal følgende være opfyldt:

  • Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
  • Du har tilbagekaldt dit samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
  • Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
  • Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav

Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke. Vi anvender kun i begrænset omfang samtykke som grundlag for behandling af personoplysninger og derfor er muligheden for at tilbagekalde et samtykke begrænset.

Indsigelse mod interesseafvejning: I det tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger i henhold til en interesseafvejning som lovligt grundlag, har du ret til gøre indsigelse i forhold til en konkret behandling af personoplysninger. I det tilfælde at dine personoplysninger anvendes i markedsføringsmæssig øjemed, har du altid ret til at gøre indsigelser mod denne anvendelse. I så fald skal oplysningerne ikke længere anvendes i markedsføringen.

Begrænsning: Du har ret til begære behandlingen af dine personoplysninger begrænset såfremt du er imod behandling eller du mener, at vi har behandlet dine personoplysninger fejlagtigt. Begrænsning gælder i sådanne tilfælde under undersøgelse af din begæring og resultatet er, at behandling sættes på pause.

Klager: Du har ret til at klage til Datatilsynet. Du kan læse mere om Datatilsynet her (hyperlink: www.datatilsynet.dk) og kan skrive til tilsynet på denne adresse: (link indsættes).

Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.

Du kan finde mere information om persondatalovgivningen på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk